Tillbudsrapportering

Tillbudsrapportering: Ett nytt förhållningssätt till en känd utmaning

EcoOnline Blogg

Av: Adel Lawson, expertförfattare inom hälsa och säkerhet, EcoOnline, Irland

En arbetare går genom en byggarbetsplats, kliver över förlängningssladdar och plankor från en byggnadsställning som byggs upp i närheten. Han går runt ett hörn och krockar nästan med en av sina arbetskamrater. Han försöker undvika kollisionen genom att kliva åt sidan och spiller då ut sitt heta kaffe på sin overall. Detta gör att han omedvetet tar ett steg bakåt och stöter då emot en lagerhylla på vilken en hammare placerats nära kanten på den andra hyllraden. Hammaren faller ned på marken.

Testa verktyget för tillbudrapportering kostnadsfritt i 14-dagar

Tillbudsrapportering

Ingen skadas i detta hypotetiska scenario. Men arbetaren har precis upplevt flera tillbudssituationer. Vilken som helst av dem hade kunnat orsaka en allvarlig personskada.

Jag vill börja med att understryka varför tillbudsrapporter generellt är väldigt viktiga. Tillbudsrapporter har stor betydelse för säkerhetskulturen och kan ge företag goda insikter i potentiella problemområden i sin verksamhet.

Ett tillbud definieras som en händelse som hade kunnat leda till en personskada, sjukdom eller egendomsskada, men som av någon anledning slutade väl. Ofta handlar det bara om timing eller ren tur.

Arbete i fabrik

När de teoretiska definitionerna ska appliceras på verkliga situationer är de säkerhetsansvariga inte alltid överens om gråzonerna. Om du var en fluga på väggen när en HSE-avdelning håller sitt veckomöte skulle du förr eller senare höra diskussioner av det här slaget:

  • Ska vi betrakta en klinkerplatta som skadats av ett fallande föremål som ett tillbud eller som en egendomsskada?
  • Men ingen var ju där när det hände. Varför ska vi betrakta det som ett tillbud?
  • Vi har fått en hel rad tillbudsrapporter, måste vi verkligen utreda allihop?
  • Ingen har använt den där trappstegen med det lösa steget ännu. Varför klassificerar vi det som ett tillbud?
  • Ska jag betrakta personer som går under en tung last som ett tillbud?

Många av dessa frågor uppkommer ofta därför att företagen inte alltid känner till hur incidenter ska klassificeras. För att förebygga alla missförstånd: ett tillbud är en incident som redan har hänt. Diskussioner liknande de som beskrivs ovan tenderar att intensifieras om andra aspekter är inblandade. Detta gäller i synnerhet tillbudskvoter, nyckeltal och mest av allt – åtgärdsprogram som uppmuntrar till rapportering av tillbud.

 

Problem vid tillbudsrapporter

En del organisationer uppmuntrar till tillbudsrapportering eller använder en generell kvot för sådana rapporter. Syftet kan vara gott och sådana åtgärder kan i viss utsträckning skapa en god rapporteringskultur, men slutresultatet uppfyller sällan förväntningarna. Chefer och HSE-personal i organisationer där sådana program har implementerats känner väl igen följande, vanliga problem:

Majoriteten av tillbudsrapporterna handlar egentligen inte om tillbud, eftersom de anställda har fått kategorierna helt om bakfoten. Men åtgärdsprogrammet sporrar dem att rapportera allt möjligt som tillbud.

  • Samma tillbudsrapporter lämnas in gång på gång.
  • En del lämnar in påhittade tillbudsrapporter.
  • Tillbudsrapporterna kommer in först när avdelningschefen börjat propsa på. Då kommer det in några stycken, men sedan återgår allt till det vanliga igen.

Sådana problem i samband med tillbudsrapporter tenderar dessvärre att vara avsevärt större än vad de flesta på företaget föreställer sig.

För att få bästa möjliga data om framtida olyckor är det viktigt att man förstår skillnaden mellan incidenter, tillbud, osäkra förhållanden och osäkra handlingar. Följande illustration sätter in de olika definitionerna i ett sammanhang på ett mycket bra sätt:

1. Fundera på att kalla osäkra förhållanden för ”HSE-observationer” för att uppmuntra till handling.

Du kanske vill ha ett enklare verktyg där de anställda kan rapportera osäkra förhållanden, osäkra handlingar och tillbud på ett och samma ställe. Genom att fokusera på HSE-observationer kan du mycket väl minska antalet tillbud.

Jag har använt termen ”HSE-observationer” tidigare och utvecklat former som kan göra det möjligt för anställda att betona kategorin och beskriva vad de har sett. Erfarenheten har visat att det i de flesta fall handlar om osäkra förhållanden, följt av osäkra handlingar varefter ett tillbud undviks på grund av observationen.

Det finns säkert även många organisationer som betraktar kategorin osäkra handlingar som en del av deras program för beteendebaserad säkerhet och kanske använder andra metoder för att fånga upp sådana data.

 

2. Om du verkligen behöver skapa incitament för någonting, uppmuntra de anställda att göra en HSE-observation innan ett tillbud inträffar.

För att eliminera problemen som uppstår i samband med att rapporter är knutna till kvoter eller åtgärdsprogram kan du belöna beteenden som leder till att anställda gör HSE-observationer. Då behöver de inte känna sig förpliktade att aktivt leta upp tillbud och kan i stället använda processen för att exempelvis identifiera osäkra förhållanden på arbetsplatsen. Detta är ett mer aktivt förhållningssätt än att vänta på att en farlig situation ska uppstå.

Vi måste alltid komma ihåg att incitament fungerar bäst som belöning för ett beteende, inte för ett resultat.

 

3. Utbilda alla inom företaget så att de känner till de olika rapporteringskategorierna.

Arbetstagarna måste förstå skillnaden mellan olyckor, tillbud, osäkra handlingar och osäkra förhållanden så tidigt som möjligt efter att de anställts. Då får företaget mycket bättre information om riskfyllda arbeten eller områden på arbetsplatsen.

Att förklara de olika kategorierna är en av de viktigaste punkterna i introduktionsutbildningen och i all allmän utbildning inom hälsa och säkerhet på alla företag. Alla medarbetare, hela vägen från ungdomar till företagets VD, ska delta i sådan utbildning.

 

4. Utbilda din HSE-avdelning så att de har förmåga att förstå informationen och avgöra hur kritisk den är.

På den ofta förekommande frågan om alla tillbud ska utredas finns det inte alltid ett entydigt svar. Ett sådant beslut baseras på kunskap, kännedom om företagskulturen, riskerna på arbetsplatsen och händelsens kritikalitet.

I allmänhet delar HSE-avdelningarna in tillbuden i sådana med hög potential och sådana med låg potential. Tillbud med hög potential är en grupp av situationer som skulle ha kunnat resultera i allvarliga person-, miljö- eller egendomsskador och utreds ofta på samma sätt som en verklig olycka. Tillbud med låg potential är ofta incidenter som inte är alltför allvarliga och där det i allmänhet endast krävs större medvetenhet för att förhindra att de upprepas.

HSE-avdelningarna är experter på området och därmed bäst lämpade att fatta detta beslut. De måste utveckla rätt procedurer för att avgöra kritikaliteten, använda rätt teknik för incidentanalys och kunna förhindra att problemet uppstår genom en rad rekommendationer och åtgärder.

 

5. Utveckla system för insamling och analys av data.

I större organisationer inkommer sannolikt hundratals rapporter varje månad. HSE-avdelningarna har vanligtvis uppgiften att granska uppgifterna för att avgöra vilka händelser som är allvarliga. I många företag uppstår enorma påfrestningar på HR-avdelningarna om de inte får rätt stöd i form av väl fungerande IT-system.

En del organisationer utvecklar databaser dit rapporter kan överföras elektroniskt via ett gemensamt nätverk. Sådana system möjliggör också bättre analys och uppföljning av åtgärder på basis av resultaten.

 

6. Koppla HSE-observationer till arbetstagarnas prestationer.

Ett sätt att stärka rapporteringskulturen inom hela företaget kan vara att sätta upp mål för antalet observationer som arbetstagarna måste göra varje månad. Målet kan även granskas av linjechefen varje hel- eller halvår och vara en faktor när arbetstagaren får feedback.

Detta kan vara ett bra sätt att understryka hälso- och säkerhetsfrågornas vikt inom en organisation och visa att ledningen tar sådana frågor på allvar.

Planera

 

Rapportering och utredning av allvarliga tillbud har avgörande betydelse för förebyggandet av personskador. Tillbud ger oss möjlighet att lära oss mer utan kostnad, eftersom de uppmärksammar potentiella problem utan att resultera i personskador eller förluster. Osäkra handlingar och osäkra förhållanden som leder till olyckor har ännu större betydelse för säkra arbetsmetoder och det måste finnas system som fångar upp dem.

Om ditt nuvarande säkerhetsprogram inte omfattar ett obligatoriskt krav på rapportering av tillbud eller osäkra förhållanden är det nog dags att införa det. Alla rapporteringsmekanismer bör även omfatta osäkra förhållanden med en tydlig definition för att säkerställa att korrekt information alltid samlas in. Detta engagemang för ständig förbättring visar alla anställda att säkerheten tas på allvar.

Många händelser i våra liv inträffar helt utan varningstecken. Men när vi ser varningstecken måste vi vara uppmärksamma på dem. En struktur för interna HSE-observationer och utredningar har avgörande betydelse för arbetet att minska olycksfrekvensen. Att kunna förutse och undvika incidenter kostar mycket mindre än att reagera på dem.

 

Safety Manager

Rapportera tillbud och olyckor direkt i telefonen med Safety Manager

Testa verktyget för tillbudrapportering kostnadsfritt i 14-dagar

 

Publicerat
11. October 2019