Hur minskar man sjukfrånvaron?

EcoOnline Blogg

Fokusera på fem viktiga områden.

Sjukfrånvaro kan aldrig undvikas helt. Vi är alla människor och alla blir sjuka ibland. Ju mer frånvaro på grund av sjukdomar vi kan förebygga, desto bättre för oss, våra nära och kära, vår arbetsplats och för samhället. Aktiv uppföljning av sjukfrånvaro, tidigt stöd till anställda och ständiga insatser för att öka välbefinnandet på arbetsplatsen bidrar avsevärt till att minska förlorad tid inom en organisation.

Olika aspekter av arbetsförmåga
Arbetsförmåga är ett komplext fenomen, med somatiska, fysiska och psykosociala aspekter. När en person uppfattar sin egen arbetsförmåga som dålig kan det leda till frånvaro. En vanlig bakomliggande faktor för dålig arbetsförmåga är sjukdom eller symptom på sjukdom.

Förutom en persons faktiska hälsotillstånd påverkas hans/hennes arbetsförmåga också av hur motiverad han/hon är att arbeta. Också när en persons hälsa inte är optimal kan de vilja att fortsätta arbeta och ha en positiv uppfattning om sin arbetsförmåga.

Många krämpor kan undvikas genom att man förändrar arbetsförhållandena och den enskilde individen kan påverka många områden som har betydelse för hans/hennes lämplighet för arbetet. Också en vanlig förkylning kan i viss mån undvikas genom god hygien och livsstilsval.

Insatser för att minska frånvaro från arbetet innebär inte att människor måste gå till jobbet när de är sjuka – och det ska de inte heller. I praktiken kan riskerna med olämplig närvaro (att arbeta när man är sjuk) vara större än fördelarna. Om du exempelvis är förkyld kan du smitta andra människor och det kan ta längre tid för dig att återhämta dig. Om du lider av psykisk ohälsa är den bästa lösningen inte alltid att fly problemet genom att arbeta.

I vissa fall är alternativet till sjukfrånvaro tillfällig omplacering, förutsatt att det är möjligt inom ramen för det branschspecifika kollektivavtalet. Tillfällig omplacering innebär att personen arbetar tillfälligt i en roll som de är lämpliga för och återgår till sin permanenta roll när han/hon har återhämtat sig helt. Tillfällig omplacering är också ett alternativ för personer som kommer tillbaka till arbetet efter en längre sjukskrivning och inte omedelbart kan återgå till att arbeta i sin permanenta roll. Återgången till arbetet ska planeras noggrant.

Fem nyckelfaktorer för att minska sjukskrivningarna
Vilka är de evidensbaserade faktorer som ligger till grund för god arbetsförmåga och hälsa? Insatser för att behålla arbetsförmågan på arbetsplatsen ska inriktas på följande fem områden:

• Ledarskap och arbetsledarroll
• Jobbinnehåll och kontroll
• Arbetsförhållanden (t.ex. ergonomi och arbetsmiljö)
• Stämning på arbetsplatsen
• Individernas egen aktiva roll

Ledarskap och arbetsledarroll
Arbetsledare har en nyckelroll att spela när det gäller de anställdas välbefinnande. Det är arbetsledarens officiella, lagstadgade skyldighet att skydda hälsan och säkerheten för anställda som de har ansvar för. I arbetsledarens roll ingår också att se till att ingen blir mobbad eller behandlas orättvist samt att utreda eventuella varningssignaler om en konflikt håller på att utvecklas.

Arbetsledare har tillgång till många verktyg när de utför sina uppgifter, inklusive: riskbedömningar, arbetsplatsundersökningar från företagshälsovården, undersökningar om arbetstagarnas välbefinnande och ergonomiska bedömningar (inklusive processerna för att vidta nödvändiga åtgärder), interna inspektioner och revisioner, hälso- och säkerhetsintroduktioner för anställda samt möten i vardagen. I en modell för tidigt stöd tar arbetsledaren kontakt med en person i följande situationer:

• när en persons arbetsförmåga visar tecken på att försämras,
• när en person är frånvarande från arbetet ofta eller under längre perioder och
• när omständigheterna kräver att man har ett samtal.

Det är viktigt att använda en strategi för tidigt stöd för att ta itu med eventuella problem på arbetsplatsen, till exempel:

• psykiska problem eller psykisk ohälsa generellt,
• stress, alkoholmissbruk, allvarliga somatiska symptom eller symptom på muskuloskeletala problem.

Oftast kan sådana symptom lindras eller elimineras genom att förändra personens arbetsuppgifter. Det är oerhört viktigt att diskutera dessa frågor i ett tidigt skede.

En bra arbetsledare är rättvis, har en välutvecklad kommunikationsförmåga och ger återkoppling. De har även förmåga att reflektera över sin egen roll. En bra arbetsledare fungerar också som coach, är konstruktiv och har en positiv inställning. De är närvarande, villiga att hjälpa till och stöttande. En bra arbetsledare är tillgänglig.

För att övervaka välbefinnandet i arbetet måste arbetsledarna ha både en operativ och en strategisk ledarroll. Arbetsledarna får stöd i sina uppgifter, inte bara av sin egen arbetsledare (ledningen), utan även av arbetsmiljöexperter och företagshälsovården.

Jobbinnehåll och kontroll
Meningsfullt arbetsinnehåll är avgörande för att skapa välbefinnande på arbetsplatsen. Förmågan att ha fullt fokus på sitt arbete är ett tecken på att man har ett meningsfullt och inspirerande jobb. Alla vill inte ha utmaningar på jobbet, men vi behöver alla ett jobb som kan ge en känsla av värde samtidigt som vi försörjer oss. En person som inte tycker att jobbet är meningsfullt kan förlora intresset för arbetet och denna likgiltighet kan leda till olyckor, missnöje eller ohälsa.

Känslan av att ha kontroll över sina arbetsuppgifter (tydliga mål och tillräckliga kunskaper och färdigheter) och förmågan att påverka frågor som är relevanta för arbetet är viktiga motivationskällor.

Förutom innehållet i arbetet är arbetsbelastningen också en nyckelfaktor här. Om man har för mycket arbete att göra kan det skapa ångest, liksom att ha för lite att göra. Att uppleva att tiden inte räcker till är en vanlig orsak till psykisk belastning: för mycket arbete och inte tillräckligt med tid. Att kunna hantera sin tid är en kompetens. För att hantera din tid på ett effektivt sätt måste du kunna leda dig själv och få stöd från din handledare när du prioriterar.

När en person upplever stress under längre perioder utvecklar de olika symptom som kan leda till frånvaro, då deras immunförsvar försvagas. Dessa symptom kan vara:

• buksmärtor, huvudvärk eller muskelvärk,
• allergier,
• hjärtproblem och förkylningar
• När en person är stressad
• minskar hans/hennes förmåga att koncentrera sig och han/hon förlorar skärpan och
• sin förmåga att prioritera de uppgifter han/hon har framför sig samt
• visar tecken på irritation, ilska och depression

Så småningom kommer deras arbetsinsatser också att påverkas. De kan till exempel börja göra misstag, bli för trötta för att ta hand om sig själva eller få svårt att somna eller sova dåligt. Människor som befinner sig i denna situation kan inte vila och återhämta sig. De fastnar i ett nästan konstant tillstånd av höjd beredskap. Det kommer så småningom att leda till missmod: personen förlorar kontakten med sina känslor och motivationen att gå till jobbet.

Arbetsförhållanden
Vid sidan av psykologiska faktorer är musculoskeletal problem en vanlig bakomliggande faktor för funktionsnedsättning och frånvaro från arbetet. Även om det här problemet framför allt är kopplat till fysiskt arbete kan också kontorsarbete leda till så allvarliga symptom att en person måste vara frånvarande från arbetet. Området kring nacke och axlar är särskilt känsligt för belastning.

Det finns mycket man kan göra för att förhindra fysisk belastning både på arbetsplatsen och i andra delar av vardagen. Alla ska tänka på att röra på sig, stretcha och hålla sig i form – det gäller både på fritiden och under raster på jobbet.

I praktiken handlar ergonomi om att optimera arbetsmetoder och ställningar för varje anställd. I en kontorsmiljö kan arbetsstationer anpassas utifrån kroppstyp hos den person som utför arbetet (skrivbord, stol, skärm, belysning) och allt ska gå att justera. Att sitta eller stå hela dagen på jobbet är inte att rekommendera. Man ska också vara uppmärksam på kognitiv ergonomi – alltså att se till att datorprogram är begripliga och logiska och att förhindra ett okontrollerat flöde av information från olika kanaler.

När man utför fysiskt arbete är det viktigt att identifiera rätt arbetspositioner eller hållning och att använda olika verktyg eller utrustning för att minimera arbetsbelastningen där så krävs, till exempel vid manuella lyft. Arbetsutrustningens skick ska övervakas och utrustningens lämplighet för varje arbetsuppgift bedömas. Det är bra att ha lämplig och anpassad arbetsutrustning och att använda den för avsett ändamål.

Risken för frånvaro från arbetet ökar när arbetsrelaterade stressfaktorer ackumuleras, till exempel när arbetet innebär både konstant fysisk ansträngning och psykisk belastning. Sådana yrken finns till exempel inom vårdsektorn. Människor i yrken där man hjälper andra upplever också en etisk belastning om de inte kan behandla patienterna på bästa möjliga sätt. Brist på tid kan ge upphov till skuldkänslor och ångest.

Frånvaron från arbetet är också högre hos personer med tillfälliga anställningar. Människor är oroliga för hur länge de kommer att vara anställda och de kanske inte har tillräckligt med tid att lära sig att göra sitt jobb eller att integreras ordentligt på arbetsplatsen.

Arbetsplatsolyckor och arbetsskador leder ofta till långvarig frånvaro från arbetet, till exempel vid benfrakturer. De vanligaste olyckorna och skadorna på arbetsplatsen är:

• halk-, snubbel- och fallolyckor,
• skärsår och rivsår orsakade av vassa föremål, krossolyckor och
• muskelsträckningar på grund av plötslig belastning under en lyftuppgift.

Ett bra säkerhetsarbete gör det möjligt att förutse risker och göra insatser för att förebygga dessa risker. Målet om noll olyckor kan också uppnås i stora organisationer där det är både ett strategiskt och operativt mål att skydda hälsan och säkerheten, där effektiva ledningsprocedurer införs och integreras i organisationens kultur och efterlevnaden stöds och övervakas systematiskt.

Arbetsrelaterade sjukdomar – både diagnostiserade och misstänkta – kan leda till kortvarig sjukfrånvaro och även funktionsnedsättning. Det är därför viktigt att identifiera och skydda sig mot risker som uppstår vid användning av vissa kemikalier och material samt arbetsmiljöfaktorer som uppstår på eller genom arbetsplatsen (t.ex. buller och luftkvalitet). Det är ofta nödvändigt att använda personlig skyddsutrustning när vissa exponeringsrisker inte kan elimineras med tekniska åtgärder.

Yrkesinriktad rehabilitering (t.ex. en förändring av rollen inom en organisation, karriärbyte eller omskolning) gör det lättare för en exponerad person att återgå till arbetslivet. Genom yrkesinriktad rehabilitering kan den anställde fortsätta sin karriär och organisationen och samhället slipper samtidigt kostnader.

Stämning på arbetsplatsen
Stämningen på arbetsplatsen är förvånansvärt viktig för vårt välbefinnande. Om arbetsplatsen har en välkomnande och vänlig kultur ger det människor den psykologiska trygghet de behöver för att utföra sitt arbete. I en positiv kultur vågar människor uttrycka sina åsikter och kan förvänta sig att bli lyssnade på och man utvärderar och lär sig av misstag snarare än att de sopas under mattan.

En bra arbetsgemenskap bygger på tolerans och ger utrymme för att alla inte presterar på topp samtidigt. En annan viktig insikt är vikten av att ingripa om en person på arbetsplatsen äventyrar den egna hälsan eller säkerheten eller andras hälsa eller säkerhet. När stämningen på arbetsplatsen är god tar människor hand om varandra och har modet att ingripa.

En positiv anda och trevliga medarbetare gör att människor arbetar vidare också när deras arbete är mindre inspirerande.

Aktiviteterna inom ramen för olika friskvårdsprogram kritiseras ofta för att vara trista, men sådana gemensamma fritidsaktiviteter ska alltid anses tillföra värde. Det är trots allt trevligt att fika tillsammans med andra ibland! Och det är ännu bättre om människor tränar tillsammans under rasterna, eftersom det gör både kropp och själ piggare. Ingen vill vara den ende som tränar.

Individernas egen aktiva roll
Människor tillbringar en tredjedel av dagen på jobbet. Två tredjedelar av dagen är ledig tid. Det gör stor skillnad hur man tillbringar dessa två tredjedelar av dagen och hur aktiv man är i arbetsmiljöfrågor på arbetstid.

På jobbet ska du hålla ögon och öron öppna så att du kan identifiera eventuella risker för dig själv och andra – inklusive psykosociala och fysiska risker samt risk för skador. Rapportera eventuella klagomål och risker, ta initiativ, försök att anpassa ditt arbete till dina hälsobehov med stöd från din arbetsledare. Stötta dina medarbetare. Försök att vara en så bra medarbetare som möjligt. Det kommer du att få tillbaka. Be om ursäkt om du känner att du kan ha sårat någon. Det går oftast att lösa saker om man pratar.

Fritiden är mycket viktig för hälsan och välbefinnandet. Olyckor och skador inträffar till största delen på fritiden. Ta ansvar för din säkerhet!

Ta hand om din fysiska, psykiska och sociala hälsa. Traditionella metoder hyllas på nytt, också i dagens kunskapssamhälle:

• sov ordentligt, motionera regelbundet och varierat, ät och drick hälsosamt, undvik rökning, alkohol och övervikt, och gör sådant som innebär att du utvecklas.
• Det är inte hälsosamt att ständigt vara på språng. Man behöver också rutiner i sin tillvaro. Välbekanta och monotona rutiner kan vara lugnande för ett rastlöst sinne. Låt din kropp och hjärna få vila ibland. Ibland är det OK att lata sig lite.
• Motståndskraft har också visat sig vara en viktig egenskap hos erfarna proffs: de som har en lång karriär och har arbetat länge låter sig inte avskräckas av en kris, utan bestämmer sig för att hitta en lösning och fortsätta framåt, klokare än tidigare.
• Motståndskraft är förmågan att härda ut och komma tillbaka efter svåra livshändelser. Det är framtidstro, optimism och positivt tänkande, flexibilitet och det slags uthållighet som möjliggör förändring och förnyelse. Vi ska se till att utveckla denna egenskap hos oss själva och andra med en framåtblickande, konstruktiv strategi.

Att investera i arbetsförmåga lönar sig
Sjukfrånvaro utgör en stor kostnadspost för organisationer. Det är värt att investera i insatser för att minska frånvaron. Dessa insatser leder inte bara till kostnadsbesparingar, utan studier visar också att minskad sjukfrånvaro har en positiv effekt på produktiviteten.

Enligt en studie utförd av Ossi Aura et al. bidrar hälsokampanjer inom företag som redan har en låg sjukfrånvaro till att sjukfrånvaron minskar med 0,5–1 procent. I företag med högre sjukfrånvaro är minskningen 2–3 procent. – Ju mer aktivt företagets utvecklingsarbete är vad gäller personal och arbete, desto lägre sjukfrånvaro”, säger Aura.

Om sjukfrånvaron i en organisation med 100 personer är 5 procent medför det cirka 1 100 förlorade arbetsdagar per år. Om en sjukskrivningsdag kostar företaget 325 euro blir organisationens totala årliga kostnad för sjukfrånvaro 357 500 euro. Effekten på rörelseresultatet blir 456 500 euro, eftersom företaget utöver sjukfrånvarokostnaderna också ådrar sig kostnader för exempelvis inhyrd personal och förlorad arbetstid. Om sjukfrånvaron minskas till 2 procent kommer antalet sjukskrivningsdagar att bli 418. Det sänker kostnaderna med 221 650 euro.

Dessutom kan stora företag spara hundratusentals euro per ärende genom att bara förebygga ett enda fall av ersättning till arbetstagare eller sjukpension. Ju mer aktivt företagets utvecklingsarbete är vad gäller personal och arbete, desto lägre sjukfrånvaro, menar Aura.

Tack till:
Den här artikeln bygger på en intervju med Ossi Aura, doktor i Management och Human Productivity, https://www.ossiaura.com/
Källor
Källor finns tillgängliga på begäran.

Publicerat
18. June 2020