Sjukfrånvaro kan aldrig undvikas helt. Alla blir sjuka ibland. Men ju mer frånvaro på grund av sjukdomar vi kan förebygga, desto bättre för oss, våra nära och kära, vår arbetsplats och för samhället. Men vilka områden ska man fokusera på för att minska sjukfrånvaron? Här redogör vi för de fem viktigaste.
Olika aspekter av arbetsförmåga
Arbetsförmåga är ett komplext fenomen, med somatiska, fysiska och psykosociala aspekter. När en person uppfattar sin egen arbetsförmåga som dålig kan det leda till frånvaro. En vanlig bakomliggande faktor för dålig arbetsförmåga är sjukdom eller symptom på sjukdom.
Förutom en persons faktiska hälsotillstånd påverkas hans/hennes arbetsförmåga också av hur motiverad han/hon är att arbeta. Också när en persons hälsa inte är optimal kan de vilja fortsätta arbeta och ha en positiv uppfattning om sin arbetsförmåga.
Risker med olämplig närvaro
Insatser för att minska frånvaro från arbetet bygger inte på att människor ska vara tvungna att gå till jobbet när de är sjuka. I praktiken kan riskerna med olämplig närvaro (att arbeta när man är sjuk) vara större än fördelarna. Om du exempelvis är förkyld kan du smitta andra människor och det kan ta längre tid för dig att återhämta dig. Om du lider av psykisk ohälsa är den bästa lösningen inte alltid att fly problemet genom att arbeta.
I vissa fall är alternativet till sjukfrånvaro tillfällig omplacering, förutsatt att det är möjligt inom ramen för det branschspecifika kollektivavtalet. Det innebär att personen arbetar tillfälligt i en roll som de är lämpliga för och återgår till sin permanenta roll när han/hon har återhämtat sig helt. Tillfällig omplacering är också ett alternativ för personer som kommer tillbaka till arbetet efter en längre sjukskrivning och inte omedelbart kan återgå till sin permanenta roll. Återgången till arbetet ska planeras noggrant.
Fem nyckelfaktorer för att minska sjukskrivningarna
Vilka är då de evidensbaserade faktorer som ligger till grund för god arbetsförmåga och hälsa? Vi har listat fem.
- Ledarskap och arbetsledarroll
- Jobbinnehåll och kontroll
- Arbetsförhållanden (t.ex. ergonomi och arbetsmiljö)
- Stämning på arbetsplatsen
- Individernas egen aktiva roll
Ledarskap och arbetsledarroll
Det är arbetsledarens officiella, lagstadgade skyldighet att skydda hälsan och säkerheten för anställda som de har ansvar för. I arbetsledarens roll ingår också att se till att ingen blir mobbad eller behandlas orättvist samt att utreda eventuella varningssignaler om en konflikt håller på att utvecklas. För att övervaka de anställdas välbefinnande måste arbetsledarna ha både en operativ och en strategisk ledarroll. En bra arbetsledare är tillgänglig, rättvis, har en välutvecklad kommunikationsförmåga och ger återkoppling. Den fungerar också som coach, är konstruktiv och har en positiv inställning.
Arbetsledare har många verktyg till sitt förfogande för att driva arbetet framåt kring arbetsmiljöfrågor: riskbedömning, arbetsplatsundersökningar från företagshälsovården, undersökningar om arbetstagarnas välbefinnande och ergonomiska bedömningar (inklusive processerna för att vidta nödvändiga åtgärder), interna inspektioner och revisioner, hälso- och säkerhetsintroduktioner för anställda samt möten i vardagen. I en modell för tidigt stöd tar arbetsledaren kontakt med en person i följande situationer:
- när en persons arbetsförmåga visar tecken på att försämras,
- när en person är frånvarande från arbetet ofta eller under längre perioder och
- när omständigheterna kräver att man har ett samtal
Det är viktigt att använda en strategi för tidigt stöd för att ta itu med eventuella problem på arbetsplatsen, till exempel psykiska problem eller psykisk ohälsa generellt, stress, alkoholmissbruk, allvarliga somatiska symptom eller symptom på muskuloskeletala problem. Vissa av dessa symptom kan lindras eller elimineras genom att förändra personens arbetsuppgifter. Det är därför oerhört viktigt att diskutera dessa frågor i ett tidigt skede.
Arbetsledarna får stöd i sina uppgifter, inte bara av sin egen arbetsledare (ledningen), utan även av arbetsmiljöexperter och företagshälsovården.
Jobbinnehåll och kontroll
Meningsfullt arbetsinnehåll är avgörande för att skapa välbefinnande på arbetsplatsen. Alla vill inte ha utmaningar på jobbet, men vi behöver alla ett jobb som kan ge oss en känsla av värde samtidigt som vi försörjer oss. En person som inte tycker att jobbet är meningsfullt kan förlora intresset för arbetet. Den här likgiltigheten kan leda till olyckor, missnöje eller ohälsa.
Känslan av att ha kontroll över sina arbetsuppgifter (tydliga mål och tillräckliga kunskaper och färdigheter) och förmågan att påverka frågor som är relevanta för arbetet är också viktiga motivationskällor.
Förutom innehållet i arbetet är arbetsbelastningen också en nyckelfaktor här. Om man har för mycket att göra kan det skapa ångest, liksom om man har för lite. Att uppleva att tiden inte räcker till är en vanlig orsak till psykisk belastning. Att kunna hantera sin tid är en kompetens. För att göra det på ett effektivt sätt måste man kunna leda sig själv och få stöd från sin handledare när man prioriterar.
När en person upplever stress under längre perioder försvagas deras immunförsvar och de utvecklar olika symptom som kan leda till frånvaro. Dessa kan vara:
- buksmärtor, huvudvärk eller muskelvärk,
- allergier,
- hjärtproblem och förkylningar
- stress
- minskad koncentrationsförmåga och skärpa
- problem att prioritera
- irritation, ilska och depression
Så småningom kommer deras arbetsinsatser också att påverkas. De kan till exempel börja göra misstag, bli för trötta för att ta hand om sig själva eller få svårt att somna eller sova dåligt. Människor som befinner sig i den här situationen kan inte vila och återhämta sig. De fastnar i ett nästan konstant tillstånd av höjd beredskap. Det kommer så småningom att leda till missmod: personen förlorar kontakten med sina känslor och motivationen att gå till jobbet.
Tips! Ta del av våra on-demand webbinarier:
Självledarskap – bli ditt bästa jag i ditt livs olika roller
Arbetsförhållanden
Vid sidan av psykologiska faktorer är muskuloskeletala problem en vanlig bakomliggande faktor för funktionsnedsättning och frånvaro från arbetet. Området kring nacke och axlar är särskilt känsligt för belastning. Även om det här problemet framför allt är kopplat till fysiskt arbete kan också kontorsarbete leda till så allvarliga symptom att en person måste vara frånvarande från arbetet.
I praktiken handlar ergonomi om att optimera arbetsmetoder och ställningar för varje anställd. I en kontorsmiljö kan arbetsstationer anpassas utifrån kroppstyp hos den person som utför arbetet (skrivbord, stol, skärm, belysning) och allt ska gå att justera. Att sitta eller stå hela dagen på jobbet är inte att rekommendera. Man ska också vara uppmärksam på kognitiv ergonomi – alltså att se till att datorprogram är begripliga och logiska och att förhindra ett okontrollerat flöde av information från olika kanaler.
När man utför fysiskt arbete är det viktigt att identifiera rätt arbetspositioner eller hållning och att använda olika verktyg eller utrustning för att minimera arbetsbelastningen där så krävs, till exempel vid manuella lyft. Arbetsutrustningens skick ska övervakas och utrustningens lämplighet för varje arbetsuppgift bedömas. Det kan exempelvis handla om att minska buller.
Risken för frånvaro från arbetet ökar när arbetsrelaterade stressfaktorer ackumuleras, till exempel när arbetet innebär både konstant fysisk ansträngning och psykisk belastning. Sådana yrken finns till exempel inom vårdsektorn. Människor i yrken där man hjälper andra upplever också en etisk belastning om de inte kan behandla patienterna på bästa möjliga sätt. Brist på tid kan ge upphov till skuldkänslor och ångest.
Frånvaron från arbetet är också högre hos personer med tillfälliga anställningar. Människor är oroliga för hur länge de kommer att vara anställda och de kanske inte har tillräckligt med tid att lära sig att göra sitt jobb eller att integreras ordentligt på arbetsplatsen.
Arbetsplatsolyckor och arbetsskador leder ofta till långvarig frånvaro från arbetet, till exempel vid benfrakturer. De vanligaste olyckorna och skadorna på arbetsplatsen är:
- halk-, snubbel- och fallolyckor
- skärsår och rivsår orsakade av vassa föremål och krossolyckor
- muskelsträckningar på grund av plötslig belastning under en lyftuppgift
Ett bra säkerhetsarbete gör det möjligt att förutse risker och göra insatser för att förebygga dessa. Målet om noll olyckor kan också uppnås i stora organisationer där det är både ett strategiskt och operativt mål att skydda hälsan och säkerheten, där effektiva ledningsprocedurer införs och integreras i organisationens kultur och efterlevnaden stöds och övervakas systematiskt.
Arbetsrelaterade sjukdomar – både diagnostiserade och misstänkta – kan leda till kortvarig sjukfrånvaro och även funktionsnedsättning. Det är därför viktigt att identifiera och skydda sig mot risker som uppstår vid användning av vissa kemikalier och material samt arbetsmiljöfaktorer som uppstår på eller genom arbetsplatsen (t.ex. buller och luftkvalitet). Det är ofta nödvändigt att använda personlig skyddsutrustning när vissa exponeringsrisker inte kan elimineras med tekniska åtgärder.
Yrkesinriktad rehabilitering (t.ex. en förändring av rollen inom en organisation, karriärbyte eller omskolning) gör det lättare för en exponerad person att återgå till arbetslivet. På så sätt kan den anställde fortsätta sin karriär och organisationen och samhället slipper samtidigt kostnader.
Stämning på arbetsplatsen
Det här är förvånansvärt viktigt för vårt välbefinnande. Om arbetsplatsen har en välkomnande och vänlig kultur ger det människor den psykologiska trygghet de behöver för att utföra sitt arbete. I en positiv kultur vågar människor uttrycka sina åsikter och kan förvänta sig att bli lyssnade på och man utvärderar och lär sig av misstag snarare än att de sopas under mattan.
En bra arbetsgemenskap bygger på tolerans och utrymme för att alla inte presterar på topp samtidigt. En annan viktig insikt är vikten av att ingripa om en person på arbetsplatsen äventyrar den egna hälsan eller säkerheten eller andras hälsa eller säkerhet. När stämningen på arbetsplatsen är god tar människor hand om varandra och har modet att ingripa. Det här ger också bättre förutsättningar för att lyckas med olika friskvårdssatsningar och gemensamma aktiviteter, från eftermiddagsfika med stretching till gruppträning.
Individernas egna roller
Vi tillbringar en tredjedel av dagen på jobbet. Hur aktiv man är i arbetsmiljöfrågor på arbetstid är avgörande, men även hur man tillbringar resterande två tredjedelar av dagen.
På jobbet ska man hålla ögon och öron öppna för att identifiera eventuella risker för sig själv och andra – inklusive psykosociala och fysiska risker. Man ska rapportera eventuella klagomål och risker, ta initiativ, försök att anpassa sitt arbete till sina hälsobehov med stöd från sin arbetsledare, stötta sina medarbetare och försöka att vara en så bra kollega som möjligt.
På fritiden ska man ladda batterierna och försöka hitta en balans till arbetet för att behålla hälsa och välbefinnande. Traditionella metoder hyllas på nytt, också i dagens kunskapssamhälle. Här är några tips på vad man kan göra för att ta hand om sin fysiska, psykiska och sociala hälsa på fritiden.
- Sov ordentligt, motionera regelbundet och varierat, ät och drick hälsosamt, undvik rökning, alkohol och övervikt, och gör sådant som innebär att du utvecklas
- Var noga med rutinerna. Det är inte hälsosamt att ständigt vara på språng. Välbekanta och monotona rutiner kan vara lugnande för ett rastlöst sinne
- Låt kropp och hjärna få vila ibland. Ibland är det OK att lata sig lite
- Öva upp motståndskraften. De som har en lång karriär och har arbetat länge låter sig inte avskräckas av en kris, utan ser framåt och letar lösningar
Att investera i arbetsförmåga lönar sig
Sjukfrånvaro utgör en stor kostnadspost för organisationer. Det är värt att investera i insatser för att minska frånvaron. Dessa leder inte bara till kostnadsbesparingar. Studier visar att minskad sjukfrånvaro har en positiv effekt på produktiviteten.
Enligt en studie utförd av Ossi Aura et al. bidrar hälsokampanjer inom företag som redan har en låg sjukfrånvaro till att sjukfrånvaron minskar med 0,5–1 procent. I företag med högre sjukfrånvaro är minskningen 2–3 procent.
Om sjukfrånvaron i en organisation med 100 personer är 5 procent medför det cirka 1 100 förlorade arbetsdagar per år. Om en sjukskrivningsdag kostar företaget 325 euro blir organisationens totala årliga kostnad för sjukfrånvaro 357 500 euro. Effekten på rörelseresultatet blir 456 500 euro, eftersom företaget utöver sjukfrånvarokostnaderna också ådrar sig kostnader för exempelvis inhyrd personal och förlorad arbetstid. Om sjukfrånvaron minskas till 2 procent kommer antalet sjukskrivningsdagar att bli 418. Det sänker kostnaderna med 221 650 euro.
– Ju mer aktivt företagets utvecklingsarbete är vad gäller personal och arbete, desto lägre är sjukfrånvaron, säger Aura. 
Den här artikeln bygger på en intervju med Ossi Aura, doktor i Management och Human Productivity, https://www.ossiaura.com/ Källor finns tillgängliga på begäran.